Коли бізнес росте, рано чи пізно постає питання найму. Для ФОП це означає нову роль — роботодавця з обов'язками перед податковою, працівником і Пенсійним фондом. Помилка на старті — найм без повідомлення ДПС або пізня подача звітності — призводить до штрафів, яких легко уникнути, якщо знати порядок дій.
Крок 1. Перевірте, чи можете ви наймати працівників
ФОП 1 групи працює без найманих працівників — це одна з умов перебування на цій групі. ФОП 2 і 3 груп можуть наймати працівників: для більшості видів діяльності законодавство не встановлює обмеження за кількістю, але варто звірити умови вашого КВЕД і групи з чинними правилами перед наймом.
Крок 2. Оформіть трудові документи
Перед виходом працівника на роботу потрібно підготувати:
- трудовий договір або наказ про прийняття на роботу;
- заяву працівника про прийняття на роботу;
- копії документів працівника (паспорт, ІПН);
- повідомлення про прийняття працівника на роботу для подачі до ДПС.
Найчастіша помилка новоспечених роботодавців — пускати працівника до роботи "поки оформлюємо документи". Повідомлення ДПС має бути подане до першого робочого дня, а не після.
— Олександра Кравченко, бухгалтер ФОП FinSmile
Крок 3. Повідомте податкову до початку роботи
Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до ДПС до того, як працівник фактично розпочне виконувати обов'язки. Це один з найважливіших моментів: допуск людини до роботи без поданого повідомлення розцінюється як порушення трудового законодавства і тягне за собою штраф — незалежно від того, чи оформлений трудовий договір "на папері".
Крок 4. Розрахуйте податкове навантаження
За кожного найманого працівника ФОП-роботодавець сплачує:
- ПДФО 18% — утримується із зарплати працівника;
- військовий збір — утримується із зарплати працівника;
- ЄСВ 22% від нарахованої зарплати — сплачує роботодавець додатково, це не утримання з доходу працівника, а окремий платіж ФОП.
Це варто врахувати в собівартості послуг чи товарів заздалегідь: наймання працівника підвищує щомісячне податкове навантаження ФОП понад суму самої зарплати.
Крок 5. Ведіть кадровий облік і подавайте звітність
Роботодавець зобов'язаний вести:
- табель обліку робочого часу;
- особові справи працівників;
- накази про відпустки, відрядження, premії — за потреби;
- щоквартальну об'єднану звітність з ПДФО, військового збору та ЄСВ до ДПС.
Пропущений термін подачі звітності або помилка в нарахуваннях призводять до штрафів і пені — так само, як і з особистим ЄСВ ФОП.
Найчастіші помилки при найманні працівників
Поширені питання про найманих працівників у ФОП
Висновок
Наймання першого працівника — важливий крок для бізнесу, який додає не лише можливості, а й нові обов'язки: повідомлення ДПС, розрахунок податків, кадровий облік і квартальна звітність. Правильний порядок дій на старті економить і гроші, і нерви.
Якщо плануєте найняти першого співробітника або вже маєте команду, але хочете впевненості у звітності — супровід найманих працівників від FinSmile бере на себе оформлення, розрахунки та щоквартальну звітність.
